ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ಪಟ್ಟಿ 

0
570

 
ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ಸಂಘಟನೆ: ಮುಂದುವರಿದ ಭಾಗ…
ಶಿಕ್ಷಣ ಚಿಂತನೆ: ಅರವಿಂದ ಚೊಕ್ಕಾಡಿ
ಯಾವುದೇ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮವನ್ನು ನಡೆಸುವಾಗಲೂ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಆಹ್ವಾನ ಪತ್ರಿಕೆಯನ್ನು ಮಾಡುವ ಹಂತದಲ್ಲಿ ರೂಪಿಸಿರಬೇಕು. ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಎರಡು ವಿಚಾರಗಳು ಬಹಳ ಮಹತ್ವದ್ದಾಗಿದೆ. ಮೊದಲನೆಯ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮದ ನಡೆ. ಎರಡನೆಯದು ಸಮಯ.
1. ಕಾರ್ಯಕ್ರಮದ ನಡೆ: ಯಾವ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮದ ನಂತರ ಯಾವ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮವು ನಡೆಯಬೇಕು ಎನ್ನುವ ಹಂತಹಂತವಾದ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ಬೆಳವಣಿಗೆಯ ನಡೆಯನ್ನು ಯೋಜಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಇಲ್ಲಿ ಯಾವ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮವು ಒಂದರ ನಂತರ ಒಂದು ನಡೆಯಬೇಕು ಎಂಬ ಯೋಜನೆಯ ಜೊತೆಯಲ್ಲಿಯೇ ಅದನ್ನು ಹೇಗೆ ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಯಾರು ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನೂ ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಆಗ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಕ್ಕೆ ಬೇಕಾಗುವ ವಸ್ತುಗಳೇನು ಎನ್ನುವುದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗುತ್ತದೆ.
ಕಾರ್ಯಕ್ರಮದ ದಿವಸ ಈ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ತೆರೆದು ನೋಡಿದ ತಕ್ಷಣ ಹಂತಹಂತವಾಗಿ ಆಗುವ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ಬೆಳವಣಿಗೆಗೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಅದಕ್ಕೆ ಬೇಕಾದ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ಒಂದರ ನಂತರ ಒಂದರಂತೆ ಜೋಡಿಸಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಲು ಸುಲಭವಾಗುತ್ತದೆ. ಕಾರ್ಯಕ್ರಮದ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಹಂತ ಬಂದಾಗ ಗೊಂದಲವಿಲ್ಲದೆ ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ. ಯಾವ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮವನ್ನು ಯಾರು ನಿರ್ವಹಿಸುವವರು ಎನ್ನುವುದು ಸ್ಪಷ್ಟವಿದ್ದಾಗ ಇದನ್ನು ಯಾರಿಂದ ಮಾಡಿಸುವುದು ಎಂಬ ಗೊಂದಲ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ನಿರ್ವಾಹಕರಿಗೆ ಇರುವುದಿಲ್ಲ. ಇಷ್ಟಾಗಿಯೂ ಕೆಲವೊಂದು ಸಣ್ಣ ಗೊಂದಲ ಇರಬಹುದು. ಅದನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಚಾಕಚಕ್ಯತೆ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ನಿರ್ವಾಹಕರಿಗೆ ಇರಬೇಕು. ಅಂತಹ ಕೌಶಲ ಇರುವವರನ್ನೇ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ನಿರ್ವಾಹಕರನ್ನಾಗಿ ಮಾಡಬೇಕು.
 
 
2. ಸಮಯ ಪಾಲನೆ:
ನಮ್ಮಲ್ಲಿ ನಡೆಯುವ ಬಹುತೇಕ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಗಳು ಸಮಯ ಹೊಂದಾಣಿಕೆ ಸಮಸ್ಯೆಯಿಂದ ಬಳಲುತ್ತಿರುತ್ತವೆ. ಅದಕ್ಕಾಗಿ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಸಮಯದ ವಿನಿಯೋಗವನ್ನು ಯಾವ ರೀತಿ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು ಎಂಬ ಬಗ್ಗೆ ಯೋಚನೆ ಇರಬೇಕು. ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಕ್ಕೂ ನಿರೀಕ್ಷಿತ ಸಮಯವನ್ನು ದಾಖಲಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ನಿರೀಕ್ಷಿತ ಸಮಯವನ್ನು ಈ ಕೆಳಗಿನ ಅಂಶಗಳ ಆಧಾರದಲ್ಲಿ ಅಂದಾಜಿಸಬೇಕು.
* ಕಾರ್ಯಕ್ರಮದ ಸಂಘಟಕರಿಗೆ ತಾವು ಆಹ್ವಾನಿಸುವ ಸಭಾಸದರ ಆಲಿಸುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯದ ಸಾಮಾನ್ಯ ಮಟ್ಟದ ಅಂದಾಜು ಇರಬೇಕು.
* ತಾವು ಆಹ್ವಾನಿಸುವ ಸಭಾಸದರ ಮನೋಭಾವ, ಬೌದ್ಧಿಕ ಸಾಮರ್ಥ್ಯ ಮತ್ತು ಆಲಿಸುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯಕ್ಕನುಗುಣವಾಗಿ ಮಾತನಾಡುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯ ಯಾವ ಭಾಷಣಕಾರನಿಗೆ ಎಷ್ಟು ಇದೆ ಎಂಬ ಸಾಮಾನ್ಯ ಅಂದಾಜಿಸುವಿಕೆ ಇರಬೇಕು.
* ಮಾತನಾಡಬೇಕಾದವರ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಗಮನದಲ್ಲಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಯಾರದು ಮುಖ್ಯ ಭಾಷಣ, ಯಾರದು ಪೂರಕ ಭಾಷಣ ಎಂಬ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಇರಬೇಕು.
 
 
ಈ ಮೇಲಿನ ಅಂಶಗಳ ಆಧಾರದಲ್ಲಿ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ನಿರೀಕ್ಷಿತ ಸಮಯವನ್ನು ನಮೂದಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಸಮಯ ವಿಭಜನೆಯ ಆಯಾ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ಅಗತ್ಯವಾಗುವ ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ ಇರಬೇಕು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಹೇಳುವುದಾದರೆ ಸ್ವಾಗತ ಭಾಷಣಕ್ಕೆ ಎಷ್ಟು ಸಮಯ ಬೇಕಾಗಬಹುದು? 3ರಿಂದ 5 ನಿಮಿಷಗಳ ಅವಧಿ ಸಾಕಾಗುತ್ತದೆ. ಬದಲಿಗೆ 15 ನಿಮಿಷ ಕೊಟ್ಟರೆ ಸಮಯಾವಕಾಶ ಜಾಸ್ತಿಯಾಗುತ್ತದೆ. ಸ್ವಾಗತ ಮಾಡಲು ಬಂದವರಲ್ಲಿ ಅನಗತ್ಯ ವಿಚಾರಗಳನ್ನೆಲ್ಲ ಮಾತನಾಡಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತಾರೆ. ಸ್ವಾಗತ ಭಾಷಣಕ್ಕೆ ಕೇವಲ ಮೂವತ್ತೇ ಸೆಕುಂಡುಗಳನ್ನು ಕೊಟ್ಟರೆ ಏನಾಗುತ್ತದೆ? ಸ್ವಾಗತ ಮಾಡಲು ಬಂದವರಲ್ಲಿ ಸಮಯದ ಒತ್ತಡ ಉಂಟಾಗುತ್ತದೆ. ಅದರಿಂದಾಗಿ ಅವಸರವಸರವಾಗಿ ಏನೇನೋ ಮಾತನಾಡುವ, ಮಾತನಾಡಿದ್ದು ಯಾರಿಗೂ ಅರ್ಥವಾಗದೆ ಇರುವ ಸಮಸ್ಯೆಗಳೆಲ್ಲ ಉಂಟಾಗುತ್ತದೆ. ಪ್ರಾರ್ಥನೆಗೆ 3ರಿಂದ 5 ನಿಮಿಷಗಳು, ಸ್ವಾಗತಕ್ಕೆ 3ರಿಂದ 5 ನಿಮಿಷಗಳು, ಪ್ರಸ್ತಾವನೆಗೆ 8ರಿಂದ 15 ನಿಮಿಷಗಳು, ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಪರಿಚಯಕ್ಕೆ 4ರಿಂದ 6 ನಿಮಿಷಗಳು. ಪ್ರಧಾನ ಭಾಷಣಕ್ಕೆ 30 ನಿಮಿಷಗಳು…ಹೀಗೆ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಕ್ಕೆ ಸಮಯ ಹಂಚಿಕೆಯನ್ನು ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
ಸಮಯ ಹಂಚಿಕೆ ಮಾಡುವಾಗ ಇನ್ನೊಂದು ವಿಚಾರವನ್ನು ಗಮನದಲ್ಲಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಕೇವಲ ಮಾತುಗಳಿಗೆ ಸಮಯ ವಿಂಗಡಣೆ ಮಾಡಿಕೊಂಡರೆ ಸಾಲುವುದಿಲ್ಲ. ಕಾರ್ಯಗಳಿಗೂ ಸಮಯ ವಿಂಗಡಣೆಯನ್ನು ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಕಾರ್ಯಗಳು ಚಿಕ್ಕದಾಗಿರುವುದರಿಂದ ‘ಸಮಯದ ಸಮಸ್ಯೆ/ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಕಾಡುವುದಿಲ್ಲ. ಆದರೆ ಹತ್ತು ಮಂದಿಗೆ ಸಮ್ಮಾನ ಮಾಡುವುದಕ್ಕಿದ್ದರೆ ಮೂವತ್ತು ನಿಮಿಷ ಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಇಂತಹ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಕಾರ್ಯಗಳಿಗೂ ಕೂಡ ಸಮಯ ಹಂಚಿಕೆಯನ್ನು ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಇಷ್ಟೆಲ್ಲ ಮಾಡಿ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ನಿರ್ವಾಹಕರಿಗೆ ಸಮಯವನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳದಿದ್ದರೆ ಅವರು ಬೇರೆಯವರ ಸಮಯವನ್ನು ಕಬಳಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಯಾವುದೇ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿಯೂ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ನಿರ್ವಾಹಕರಿಗೆ ಸ್ವಲ್ಪ ಸಮಯವನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಸುಮಾರು 15 ನಿಮಿಷಗಳಷ್ಟು ಸಮಯ ಅವರಿಗೆ ಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.
ಔಚಿತ್ಯ
ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಕ್ಕೆ ಸಮಯ ಹಂಚಿಕೆಯನ್ನು ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವುದೇನೋ ಸರಿಯೇ. ಆದರೆ ಅದನ್ನು ಅನುಷ್ಠಾನಕ್ಕೆ ತರುವಾಗಿ ಅಚಾತುರ್ಯವಾಗದಂತೆ ಎಚ್ಚರ ವಹಸಿಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ನೀವು ಆಹ್ವಾನಿಸುವ ಅತಿಥಿಗಳ ಬಳಿ ಸುಮಾರು ಇಷ್ಟು ಸಮಯ ಇರುತ್ತದೆ ಎಂದು ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ಗಮನಕ್ಕೆ ತಂದಿರಬೇಕು. ಮತ್ತು ಅಷ್ಟು ಸಮಯವನ್ನು ಅವರಿಗೆ ಒದಗಿಸಿ ಕೊಡಬೇಕು. ಆ ನಂತರವೂ ಕೂಡ ಒಂದೈದು ನಿಮಿಷ ಹೆಚ್ಚು ಕಡಿಮೆ ಆಗಬಹುದು. ಅದು ತುಂಬಾ ಸಹಜ. ಅದಕ್ಕಾಗಿ ಮಾತುಗಳನ್ನು ಕಡಿತಗೊಳಿಸಲು ಹೋಗಬಾರದು. ಭಾಷಣವು ತೀರಾ ಜಾಸ್ತಿ ಸಮಯವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಂಡರೆ ಆಗ ಅಧ್ಯಕ್ಷರ ಗಮನಕ್ಕೆ ತಂದು ಮಾತುಗಳನ್ನು ಸ್ವಲ್ಪ ಮೊಟಕುಗೊಳಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.
 
 
ಅತಿಥಿಗಳ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು
ಸಂಘಟಕರು ಅತಿಥಿಗಳನ್ನು ಆಹ್ವಾನಿಸಿದ ಮೇಲೆ ಅತಿಥಿಗಳ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ನೋಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದ್ದು ಸಂಘಟಕರ ಜವಾಬ್ದಾರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಈ ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ಈ ಕೆಳಗಿನ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಗಮನದಲ್ಲಿರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
* ಅತಿಥಿಗಳು ದೂರದ ಊರಿನವರಾಗಿದ್ದರೆ ಅವರ ಖಾಸಗಿತನಕ್ಕೆ ತೊಂದರೆಯಾಗದಂತೆ ವಾಸ್ತವ್ಯದ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮಾಡಬೇಕು.
* ಅತಿಥಿಗಳು ದೂರದ ಊರಿನವರಾದರೆ ಅವರ ಪ್ರಯಾಣದ ಖರ್ಚನ್ನು ಒದಗಿಸಿಕೊಡಬೇಕು.
* ಅತಿಥಿಗಳಿಗೆ ಎಲ್ಲಿ ವಾಸ್ತವ್ಯದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದರ ವಿವರ, ವಾಸ್ತವ್ಯ ವಿಳಾಸ, ದೂರವಾಣಿ ಸಂಪರ್ಕ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನೆಲ್ಲ ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ತಿಳಿಸಬೇಕು.
* ಅತಿಥಿಗಳಿಗೆ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ನಡೆಯುವ ಒಂದೆರಡು ವಾರಗಳ ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ಆಹ್ವಾನ ಪತ್ರಿಕೆಯನ್ನು ಕಳಿಸಬೇಕು. ಮತ್ತು ಆಹ್ವಾನ ಪತ್ರಿಕೆಯು ತಲುಪಿರುವುದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
* ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಕ್ಕೆ ಒಂದೆರಡು ದಿನಗಳ ಮೊದಲು ಕರೆ ಮಾಡಿ ಅತಿಥಿಗಳಿಗೆ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮದ ಬಗ್ಗೆ ನೆನಪಿಸಬೇಕು. ಕಾರ್ಯಕ್ರಮವು ಹೇಗೆ ನಡೆಯುತ್ತದೆ ಎಂಬುದರ ಚಿತ್ರಣವನ್ನು ನೀಡಬೇಕು.
* ಅತಿಥಿಗಳನ್ನು ಗೌರವದಿಂದ ನಡೆಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
* ಅತಿಥಿಗಳು ಹಿಂದಿರುಗಿದ ನಂತರ ಅವರು ತಮ್ಮ ಸ್ವಗ್ರಹಕ್ಕೆ ತಲುಪಿರುವುದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಅತಿಥಿಗಳಿಗೆ ಒಂದು ಕೃತಜ್ಞತಾ ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳಿಸಬೇಕು.
ಮುಂದುವರಿಯುವುದು..
ಅರವಿಂದ ಚೊಕ್ಕಾಡಿ
[email protected]m

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here